Teoria baz danych

Baza danych jest to zbiór informacji i obiektów związanych z pewnym tematem lub zadaniem. W życiu codziennym nawet sobie nie zdajemy sprawy, ale na każdym kroku mamy do czynienia z bazami danych. W telefonie komórkowym kontakty tworzą bazę danych, w sklepie kod kreskowy odpowiada nazwie produktu, jego cenie, stawce VAT. W społeczeństwie również funkcjonuje wiele baz danych. Każda osoba jest identyfikowana na postawie unikalnego numeru, którym jest pesel. W urzędzie skarbowym przydzielane są numery NIP. Pisma urzędowe mają swoje numeracje, w banku numer konta. 

Baza danych jest potężnym narzędziem do zarządzania dużymi ilościami skomplikowanych danych.   Dowolna list tworzona w określonym celu może być traktowana jako prosta baza danych. Baza danych jest narzędziem do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych mogą przechowywać informację o osobach, produktach, zamówieniach lub dowolnych innych rzeczach. Przykładowo może to być książka telefoniczna (nazwiska, adresy, numery telefonów). Jako baza danych organizuje duże ilości danych i umożliwia dostęp do nich w przewidywalny sposób – zwykle poprzez nazwisko w kolejności alfabetycznej.

Gdy zbieramy więcej danych i stają się one bardziej skomplikowane, rośnie potrzeba zarządzania danymi. Skomputeryzowany system zarządzania bazami danych - Access – umożliwia łatwe zbierani dużych ilości danych zorganizowanych według kategorii powiązanych informacji. Ten typ bazy danych umożliwia przechowywanie, organizowanie, i zarządzanie danymi bez względu na to , jak są one skomplikowane, a następnie pozwala je pobierać i przedstawiać w różnych formatach i raportach.

System zarządzania bazą danych (SZBD)

Pojęcie to jest związane z programami komputerowymi (np. Access) dzięki, którym możemy sprawnie

zarządzać danymi w bazie danych. Nie chodzi to jedynie o zwykłe tworzenie czy wprowadzanie danych ale także wyciąganie określonych informacji z bazy danych, drukowanie, tworzenie formularzy, zaawansowanych zapytań i całą otoczkę związaną z bazą danych.

Programy do zarządzania bazą danych umożliwiają:

17. Szybki dostęp do wybranych danych
17. Porządkowanie danych według rożnych kryteriów
17. Różne formy prezentacji danych
17. Grupowanie danych i wykonywanie obliczeń na danych
17. Możliwość szybkiej aktualizacji danych

Struktura bazy danych

Tabele danych są głównym elementem baz danych

Tabele składają się z rekordów (wierszy)

Każda tabela musi mieć unikatową nazwę

Każda tabela powinna zawierać dane tylko na jeden temat

Tabele danych posiadają określoną strukturę oraz zawartość

Struktura tabeli opisana jest za pól (kolumn), które dzielą dane na części

17. Każde pole ma unikalną nazwę w obrębie tabeli
17. Każde pole posiada precyzyjnie określony typ danych (tekstowe, liczbowe…) oraz maksymalną wielkość
17. Każda tabela powinna posiadać przynajmniej jedno pole ID (unikatowy symbol – liczba)
17. Pole może posiadać dodatkowe właściwości dotyczące przechowywanych danych

Dane (zawartość) znajdują się w rekordach (wierszach) tabeli

Łączenie danych pochodzących z różnych tabel jest realizowane za pomocą tzw. relacji (Relacyjna Baza Danych)

Projektowanie bazy danych

1. Zbieranie informacji

Pierwszy etap tworzenia bazy danych to projektowanie tabele danych. Zbieramy potrzebne informacje i zapisujemy w formie tabeli z prawidłowymi nazwami pól, czyli tworzymy strukturę tabeli.

2. Podział danych

Aby można było przechowywać dużą liczbę informacji, sprawnie nimi zarządzać oraz uniknąć wielokrotnego wprowadzania i przechowywania tych samych danych musimy podzielić dane na wiele różnych tabel, a związki między tabelami zapisać za pomocą relacji.

3. Relacje pomiędzy tabelami

Wyróżniamy następujące relacje:

• Jeden do jednego
• Jeden do wielu
• Wiele do wielu

Relacje są tworzone za pomocą:

• kluczy podstawowych (głównych)
• kluczy obcych

Klucz podstawowy i obcy

Klucz podstawowy - to jedno lub więcej pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje każdy rekord w tabeli. Taka cecha klucza nazywana jest unikatowością. Klucz podstawowy służy do powiązania rekordów w jednej tabeli z rekordami z innej tabeli.

Klucz obcy - to klucz podstawowy który odwołuje się do innej tabeli.

4. Tworzenie kwerenda

Zapytanie, czyli kwerenda to taka konstrukcja językowa, która pozwala na wyszukiwanie danych z bazy danych za pomocą zadawania zapytań, zrozumiałych przez SZBD. Może to być specjalna konstrukcja języka programowania lub okno graficzne w którym należy podać parametry poszukiwanych danych.

5. Tworzenie formularz

Służy do tworzenia przyjaznego interfejsu do wprowadzania danych. Jeśli baza danych ma być używana na co dzień należy zadbać o przyjazny wygląd folmularza.

6. Raport

To wyciągnięcie z bazy danych potrzebnych informacji spełniających wprowadzone kryteria. Raport najczęściej się następnie drukuje na papierze.

Karty programu Access

2007

2010/2013/2016

Uruchamianie programu Access

Po uruchomieniu programu pojawi się menu, które umożliwia wybór tego co chcemy robić.

Lewa strona umożliwia otwarcie istniejącej bazy danych przy pomocy przyciski Otwórz

W części środkowej można wybrać szablon bazy danych, którą jedynie będzie można zmodyfikować pod naszym kontem.

Aby utworzyć nową pustą bazę danych w prawej części okna należy wpisać nową nazwę bazy danych oraz określić jej lokalizację. Następnie klikamy przycisk Utwórz.

Zanim zaczniemy pracę w programie Microsoft Access należy zapoznać się z głównym interfejsem użytkownika.

Interfejs programu Access:

składa się z następujących elementów:

Karty,

pasek komunikatów,

Grupy,

Wstążka,

Pomoc,

Obszar roboczy programu Access,

Okienko nawigacji.

Zamykanie

Przywracanie

Minimalizowanie okna

Minimalizowanie czcionki

Ikona skrótu do programu Access.

Chcąc zaoszczędzić czas podczas uruchamiania programu najlepiej stworzyć sobie ikonę skrótu do programu w menu Start lub pasku zadań.

Otwieranie istniejącej bazy danych

Podczas otwierania bazy danych uzyskujemy dostęp nie tylko do wcześniej wprowadzonych i zapisanych danych, ale również do elementów utworzonych w celu organizowania tych danych.

Skrót klawiszowy do okna otwierającego bazę danych to Ctrl+O

Jako część modelu zabezpieczeń programu Access, gdy otwieramy bazę danych spoza znanej i zaufanej lokalizacji, pojawia się narzędzie o nazwie pasek komunikatów ostrzegające, że dana zawartość została wyłączona. Jeśli mamy do niej zaufanie należy kliknąć przycisk opcję i włączyć tą zawartość.

Za każdym razem, gdy uruchamiamy program Access otwiera się nowy egzemplarz programu. Każda baza danych musi być otwarta, jeśli na nich pracujemy jednocześnie w kolejnym nowym egzemplarzu programu Access.

Elementy programu

Okienko nawigacji

Domyślnie okienko nawigacji pojawia się z lewej strony ekranu programu Access, od razu po utworzeniu lub otwarciu bazy danych.

Okienko nawigacji umożliwia użytkownikowi otwieraniem kopiowanie i usuwanie tabel oraz innych obiektów bazy danych.

Domyślnie okienko nawigacji nie pokazuje wszystkich obiektów jakie są dostępne w bazie danych. Aby mieć podgląd wszystkich obiektów należy przełączyć sobie widok obiektów na Wyświetl obiekty programu Access przyciskiem rozwijalnym w górnej części okienka nawigacji.

W okienku nawigacji obiekty można wyświetlać w różnym widoku. Aby zmienić widok należy kliknąć prawym przyciskiem myszki w okienku nawigacji i wybrać odpowiedni widok.

Otwieranie obiektów w okienku nawigacji

Chcąc otworzyć obiekt w okienku nawigacji należy kliknąć na wybrany obiekt dwa razy lewym przyciskiem myszki co spowoduje otwarcie danego obiektu. Obiekt zamyka się krzyżykiem w prawym górnym rogu obiektu.

Okienko nawigacji wyświetla listę wszystkich obiektów w bazie danych:

Tabele – najbardziej podstawowy obiekt – przechowuje dane w określonych kategoriach

Kwerendy umożliwiają przeszukiwanie i pobieranie zapisanych danych

Formularze obsługują wprowadzanie i widoki danych. Wizualnie ułatwiają pracę z danymi

Raporty prezentują informacje na różne, użyteczne sposoby.

Karty obiektów

Po otworzeniu danego obiektu pojawia się on w prawej części okna.  Jeśli otwartych obiektów jest kilka można się między nimi przełączać przy pomocy kart obiektów. 

Kartę zamyka się krzyżykiem w lewym górny rogu ekranu programu Access. Uwaga nie jest to czerwony krzyżyk – zamykający cały program.

Jeśli wybrano obiekt Access rozpoznaje obiekt i otwiera przeznaczone dla niego kontekstowe polecenia dotyczące tego projektu.

Zmienianie widoków

Każdy obiekt bazy danych może być oglądany na kilka różnych sposobów. Głównymi widokami dla tabeli jest widok arkusza danych i widok projektu. Widok arkusza danych może służyć do wykonywania większości zadań związanych z tabelami. Arkusz danych stanowi wizualną reprezentację danych zawartych w tabeli lub wyników zwracanych przez kwerendę.

Aby zmienić widok należy kliknąć strzałkę w dół pod przyciskiem Widok i wybrać widok z menu.

Pasek szybkiego dostępu

Pasek szybkiego dostępu zawiera polecenia, z których korzysta się najczęściej tj. zapisz, Cofnij, Wykona ponownie. W menu tego paska można kliknąć opcje Więcej poleceń, aby otworzyć ekran dostosowywanie.

Dostosowywanie paska szybkiego dostępu

Korzystanie z etykietek.

Gdy naciśniemy lewy ALT, na wstążce pojawią się niewielkie liczby i cyfry zwane podpowiedziami KeyTip w niewielkich prostokątach zwanych etykietkami. Aby uruchomić polecenie korzystając z podpowiedzi należy kliknąć klawisz lub sekwencję klawiszy wyświetlaną w podpowiedziach dla danego polecenia.

Menu Plik

Menu Plik otwiera menu poleceń używanych do wykonywania typowych zadań na plikach baz danych. Są to otwieranie, zamykanie, zapisywanie i drukowanie. Zawiera też polecenia do zarządzania lub publikowania baz danych.

Nowe – tworzy nową bazę danych

Otwórz – otwiera istniejącą bazę danych

Zapisz – zapisuje nowy dokument

Drukuj – Drukuje na drukarce

Ostatnio używane – Otwiera listę ostatnio używanych programów

Zamknij bazę danych – zamyka bazę danych

Widok Backstage

Widok Backstage to nowość w programie Access 2010. Zawiera polecenia i informacje dotyczące całej bazy danych, na przykład Kompaktuj i napraw, a także polecenia umieszczone w starszych wersjach programu w menu Plik, na przykład Drukuj.

Widok Backstage jest dostępny z poziomu karty Plik na wstążce i zawiera wiele poleceń, które znajdowały się w menu Plik w starszych wersjach programu Access. Widok Backstage zawiera także inne polecenia, które dotyczą całego pliku bazy danych. Widok ten jest wyświetlany w przypadku otwarcia programu Access bez otwierania bazy danych (np. gdy program Access jest otwierany z menu Start systemu Windows).

W widoku Backstage można utworzyć nową bazę danych, otworzyć istniejącą bazę danych, opublikować bazę danych w sieci Web za pomocą programu SharePoint Server oraz wykonywać wiele zadań związanych z konserwacją plików i baz danych.

Karta poleceń - typowe dostępne czynności

Narzędzia główne

Wybieranie innego widoku.

 Kopiowanie i wklejanie ze schowka.

 Ustawianie bieżących cech czcionki.

 Ustawianie bieżącego wyrównania czcionki.

 Stosowanie tekstu sformatowanego do pola noty.

 Praca z rekordami (Odśwież, Nowy, Zapisz, Usuń, Sumy, Pisownia, Więcej).

 Sortowanie i filtrowanie rekordów.

 Znajdowanie rekordów.

Tworzenie

Tworzenie nowej, pustej tabeli.

 Tworzenie nowej tabeli za pomocą szablonu tabeli.

 Tworzenie listy w witrynie programu SharePoint i tabeli w bieżącej bazie danych, która umożliwia łączenie z nowo utworzoną listą.

 Tworzenie nowej, pustej tabeli w widoku projektu.

 Tworzenie nowego formularza opartego na aktywnej tabeli lub kwerendzie.

 Tworzenie nowej tabeli lub wykresu przestawnego.

 Tworzenie nowego raportu opartego na aktywnej tabeli lub kwerendzie.

 Tworzenie nowej kwerendy, makra, modułu lub modułu klasy.

Dane zewnętrzne

Importowanie danych zewnętrznych lub tworzenie połączeń z nimi.

 Eksportowanie danych.

 Zbieranie i aktualizowanie danych przez pocztę e-mail.

 Tworzenie zapisanych operacji importowania i eksportowania.

 Uruchamianie Menedżera tabel połączonych.

Narzędzia bazy danych

Przenoszenie niektórych lub wszystkich części bazy danych do nowej lub istniejącej witryny programu SharePoint.

 Uruchamianie edytora Visual Basic lub makra.

 Tworzenie i przeglądanie relacji pomiędzy tabelami.

 Wyświetlanie/ukrywanie zależności obiektów.

 Uruchamianie funkcji Dokumentator bazy danych lub analizowanie wydajności.

 Przenoszenie danych do programu Microsoft SQL Server lub do bazy danych programu Access (tylko tabele).

 Zarządzanie dodatkami programu Access.

 Tworzenie lub edytowanie modułu języka Visual Basic for Applications (VBA).

Kontekstowe karty poleceń

Oprócz standardowych kart poleceń w programie Access 2010 zastosowano także nowe kontekstowe karty poleceń. W zależności od kontekstu (tzn. od obiektu, nad którym pracuje użytkownik, i od wykonywanych czynności) obok standardowych kart poleceń może zostać wyświetlona jedna lub kilka kart kontekstowych.

Kontekstowe karty poleceń zawierają polecenia i funkcje potrzebne podczas pracy w określonym kontekście. Jeśli na przykład zostanie otwarta tabela w widoku projektu, karty kontekstowe będą zawierały tylko polecenia używane podczas pracy z tabelą w tym widoku. Innym przykładem jest sytuacja, gdy po otwarciu tabeli w widoku projektu obok karty Narzędzia zaawansowane jest wyświetlana kontekstowa karta poleceń o nazwie Projektowanie. Po kliknięciu karty Projektowanie na wstążce zostaną pokazane polecenia dospne dla obiektu tylko w widoku projektu.

Galerie

Na wstążce występuje również typ formantu zwany „galerią”. Jego konstrukcja ma umożliwić użytkownikowi skupienie się na uzyskiwaniu oczekiwanych wyników. Zamiast udostępniać polecenia, pokazuje skutki ich użycia. Pozwala to wyświetlać efekty działań możliwych do wykonania w programie Access 2010 i skupić się na oczekiwanych rezultatach, a nie na obsłudze poleceń.

Galerie mają różne kształty i rozmiary. Dostępny jest układ siatki, rozwijany układ podobny do menu, a nawet układ powodujący umieszczanie zawartości galerii bezpośrednio na wstążce.

Dokumenty kartotekowe

Począwszy od wersji Office Access 2007, obiekty bazy danych można wyświetlać w dokumentach kartotekowych zamiast w nakładających się oknach. W codziennym interakcyjnym użytkowaniu interfejs z dokumentami kartotekowymi może okazać się wygodniejszy. Wyświetlanie dokumentów kartotekowych można włączać i wyłączać, konfigurując odpowiednie opcje programu Access. Zmiana opcji wyświetlania/ukrywania dokumentów kartotekowych zaczyna obowiązywać po zamknięciu i ponownym otwarciu bazy danych.

Chcąc włączyć pokazywanie lub ukrywanie kart dokumentów należy:

• Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij pozycję Opcje.
• Zostanie wyświetlone okno dialogowe Opcje programu Access.
• W lewym okienku kliknij kategorię Bieżąca baza danych.
• W sekcji Opcje aplikacji w obszarze Opcje okna dokumentu zaznacz opcję Dokumenty kartotekowe.

Ustawienie Wyświetl karty dokumentów jest ustawieniem dla jednej bazy danych. Należy je ustawić oddzielnie dla każdej bazy danych.

Po zmianie ustawienia Wyświetl karty dokumentów należy zamknąć i ponownie otworzyć bazę danych, aby zobaczyć zastosowane zmiany.

W nowych bazach danych utworzonych za pomocą programu Access 2007 lub Access 2010 domyślnie są wyświetlane karty dokumentów.

W bazach danych utworzonych za pomocą starszej wersji programu Access domyślnie są używane nakładające się okna.

Pasek stanu

Podobnie jak w starszych wersjach programu Access, w programie Access 2010 u dołu okna może być wyświetlany pasek stanu. Ten standardowy element interfejsu użytkownika to wciąż miejsce prezentujące komunikaty o stanie, wskazówki dotyczące właściwości, wskaźniki postępu i tym podobne informacje.

W programie Access 2010 przejął jeszcze dwie standardowe funkcje widoczne również na pasku stanu w innych programach pakietu Office 2010: przełączanie widoku/okna oraz powiększenie.

Pasek stanu można włączyć lub wyłączyć w oknie dialogowym Opcje programu Access.

Minipasek narzędzi

W wersjach programu Access starszych niż Access 2007 formatowanie tekstu często wymagało używania menu lub wyświetlania paska narzędzi Formatowanie. W programie Access 2010 znacznie ułatwia to minipasek narzędzi. Po zaznaczeniu tekstu do formatowania automatycznie jest nad nim wyświetlany minipasek. Gdy wskaźnik myszy zostanie przesunięty w pobliże minipaska narzędzi, pasek stanie się wyraźniejszy i można go użyć w celu zastosowania pogrubienia, kursywy, rozmiaru czcionki, koloru i tym podobnych formatowań. Oddalanie wskaźnika od minipaska narzędzi powoduje jego zanikanie. Jeśli nie ma potrzeby stosowania formatowania tekstu do zaznaczonego obszaru za pomocą minipaska narzędzi, wystarczy odsunąć wskaźnik kilka pikseli dalej, a minipasek zniknie.

Pomoc programu Access

Pomoc programu MS Access znajduje się w prawym górnym rogu i ukryta jest pod ikoną z symbolem znaku zapytania na niebieskim tle.

W górnej części okna wpisuje się poszukiwane hasło. Po znalezieniu przez komputer pasujących haseł należy wybrać najbardziej trafną pomoc.

Definiowanie tabel

Definiowanie pól tabel

Aby zdefiniować pola tabeli, trzeba ustalić, które dane muszą być przechowywane w tabeli. Planowanie jest ważną częścią procesu tworzenia baz danych.

Chcąc stworzyć tabelę na karcie tworzenie grupie Tabele wybieramy opcję Tabela.

Kolejnym krokiem jest przejście do widoku projektu tabeli. Jednak zanim przejdziemy do tego widoku należy zapisać nowo tworzoną tabelę podając jest nazwę.

W widoku projektu tabeli należy zdefiniować nazwę pola oraz wybrać dla niej odpowiedni typ pola.

W programie Access mamy do wyboru następujące typy pola: Tekst, Nota, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie, Tak/Nie, Obiekt OLE, Hiperłącze, Kreator odnośników.

Każde z tych pól posiada swoje specyficzne właściwości. Przykładowo pole tekstowe będzie posiadało rozmiar pola do 255 znaków, typ liczba wymaga wybrania odpowiedniego rozmiaru pola liczba całkowita długa, dziesiętna, byte,… Innymi słowy należy zwracać baczną uwagę na wybrany typ pola i dla niego wybierać odpowiednie parametry.

Pola które są unikalnymi nazwani w całej bazie danych można oznaczyć jako klucz podstawowy.

Jak wcześniej powiedziano klucz podstawowy umożliwia jednoznaczną identyfikację rekordów ale głównie przyspiesza wyszukiwanie informacji w bazie danych.

Ustawieni klucza podstawowego wymaga kliknięcia na pole na którym chcemy ustawić klucz podstawowy a następnie z karty Projektowanie z grupy Narzędzia wybieramy Klucz podstawowy.

Klucz podstawowy można umieścić na kilku polach jednocześnie. Należy je przez ustawieniem klucza zaznaczyć.

W właściwościach różnych typów pól można również ustawić inne przydatne parametry.

Jednym z nich jest narzucenie typowi liczbowemu określonej liczny miejsc po przecinku. Dokonuje się tego w widoku projektu tabeli we właściwościach pola wybierając opcje miejsca dziesiętne i z listy ilość miejsc po przecinku.

Kolejną przydatną czynności podczas tworzenia baz danych jest ustawienie reguł poprawności danych. Jest to narzędzie zapobiegające wprowadzeniu do bazy takich danych które nie powinny się znaleźć w bazie danych. Przykładowo jeśli cena towaru jest obowiązkowa to można ustawić kryterium poprawności danych na „>0” co spowoduje iż nie wprowadzenie ceny towaru zwróci błąd. Można sprawdzić czy zakres dat pokrywa spełnia kryterium i jest przykładowo tylko data z bieżącego roku.

Reguły sprawdzania poprawności to jest to miejsce w którym wpisujemy żądane kryteria.

Tabela przedstawia przykładowe reguły sprawdzania poprawności danych

Wprowadzenie danych do tabeli z danymi

Aby wprowadzić dane do tabeli najlepiej przełączć się na widok arkusza danych

Wszystkie dane prezentowane są w formie tabelki. Korzystając z klawiatury wprowadzamy poszczególne dane do pól rekordów. 

Znajdowanie danych

Bazy danych są zwykle zbiorem tabel zawierających setki rekordów. Oczywiście przy małej ilości danych czasami szybciej jest znaleźć określone dane przeglądając wprowadzone dane. Jednak nie zawsze jest to takie proste. Mając 10000 rekordów nie uda nam się znaleźć szybko tego czego poszukujemy. Z pomocą przychodzi narzędzie znajdź.

Narzędzie to znajduje się na karcie Narzędzia główne. Wystarczy wpisać w oknie dialogowym szukany wyraz, liczbę. Warto pamiętać, iż najlepiej zawsze przed uruchomieniem okna znajdź stanąć na polu należącym do tej komuny, w której będziemy wyszukiwać danych.

Filtrowanie danych w bazie danych

Przeglądając dane w tabeli gdzie jest wiele rekordów można ułatwić sobie wyszukiwanie danych poprzez ustawienie filtrów na kolumnach z danymi. Włącznie filtru spowoduje iż z całej listy jaką mamy wprowadzoną będą pokazane tylko rekordy spełniające kryterium. Znacznie to przyspiesza prace z bazą danych i nie wymaga od użytkownika aby tworzył specjalną kwerendę zawierającą te same kryteria.

Relacje

Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy trzeba ustalić sposób poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami.

W zależności od sytuacji stosuje się jeden z trzech rodzajów relacji:

• Jeden do jednego
• Jeden do wielu
• Wiele do wielu

Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy trzeba ustalić sposób poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami.

W zależności od sytuacji stosuje się jeden z trzech rodzajów relacji:

• Jeden do jednego
• Jeden do wielu
• Wiele do wielu

Relacje  jeden do jednego

Każdy rekord w jednej tabeli może mieć tylko jeden odpowiadający mu rekord w drugiej tabeli

Relacje jeden do wielu

Rekord w jednej tabeli może mieć wiele odpowiadających mu rekordów w drugiej tabeli, ale każdy rekord w drugiej tabeli ma tylko jeden odpowiadający mu rekord w pierwszej tabeli

Relacje wiele do wielu

Jeden rekord w pierwszej tabeli może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów w drugiej tabeli. Ten typ relacji składa się z dwóch relacji jeden-do-wielu z trzecią tabelą łącza

Relacje w Microsoft Access znajdują się na karcie Narzędzia baz danych.

Po uruchomieniu okna Relacji mamy następujące okienko:

Jeśli w bazie danych jest więcej tabel a nie są widoczne w okienku Relacje należy włączyć te tabele wybierając z menu kontekstowego (prawy przycisk myszki) opcję Pokaż tabelę…

Lista dostępnych tabel pojawiła się poniżej

Relacje tworzy się miedzy konkretnymi polami tabel. W programie Access dokonuje się tego poprzez przeciągnięcie lewym przyciskiem myszki konkretnego pola na pole w innej tabeli które będzie miało zadanie łączenia obydwu tabel poprzez relacje. Podczas tworzenia relacji pola nie muszą mieć tych samych nazw. Ważne natomiast jest to aby miały ten sam typ danych.

Relacje powstałe pomiędzy polami chociaż fizycznie istnieją to jednak aby w pełni łączyły pola muszą mieć ustawione wymuszanie więzów integralności. Zapobiega to powstawaniu rekordów osieroconych. Zapobiega również aktualizacją zmieniającym lub usuwające obiekt.

Czasmi zachodiz potrzeba usunięcia relacji. Można tego dokonać znacząc grotem myszki konkretną relację i wybraniu opcji Usuń. Ralacja zostanie usunięta.

Z racji na to iż usunięcie może mieć odzwierciedlenie w bazie danych z tego powodu pojawia się komunikat potwierdzający chęć usunięcia relacji z bazy danych.

Tworzenie kwerend wybierających

Kwerenda wybierająca jest jedną z najczęściej używanych kwerend. Służy ona do otrzymywania danych z tabel lub innych kwerend i wyświetlania wyników w widoku arkusza danych, w którym można je dalej przeglądać.

Chcąc stworzyć nową kwerendę wybierającą należy na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy wybrać narzędzie kreator kwerend. Następnie wybieramy tworzenie Kreatora prostych kwerend.

W kolejnym oknie wybieramy konkretne tabele lub kwerendy i z każdej z osobna wybieramy pola które chcemy użyć .

Należy zwrócić szczególną uwagę aby wybrać te pola które są ze sobą w jakiej relacji.

Do wybrania konkretych pól mamy do dyspozycji cztery przyciski.

> przenosi jedno pole

>> przenosi wszystkie pola tabeli lub kwerendy

<cofa jedno pole

<<cofa wszystkie pola

Po zakończeniu doboru pól przechodzimy do kolejnego kroku a mianowicie okna w którym nadajemy nazwę nowej kwerendzie. W tym miejscu można zakończyć tworzenie kwerendy jeśli nie ma już więcej kryteriów. Jednak czasami po wybraniu wszystkich pól mamy jeszcze ustawić kryteria na niektórych polach. Wtedy należy w tym oknie wybrać opcję Modyfikuj projekt kwerendy.

Po wybraniu pojawia nam się okno przedstawione poniżej.

Mamy tu do dyspozycji dodatkowe opcje. Można na konkretnym polu ustawić sortowanie. Wtedy należy wybrać sposób sortowania dla konkretnego pola. Analogicznie jest możliwość założenia kryteriów wyświetlanych danych. Tego dokonuje się wpisując kryteria w danym polu na linii oznaczonej Kryteria. Poniższa linia „lub: tyczy się także kryteriów i można ją stosować jeśli mamy dwa kryteria. Należy jednak zwrócić uwagę iż między kryteriami jest spójnik lub. Jeśli chcemy połączyć pola innym spójnikiem (i – AND) należy oba kryteria wpisać na linii kryteria.

Operatory używane w kryteriach

Przykładowe kryteria

>250    oznacza większe od 250

<>0     różne  od zera

Gdańsk            Filtruje tylko rekordy zawierające wyraz Gdańsk

Białe Or Zielone           Pokazuje rekordy zawierające słowo Białe lub Zielone

Powyższa kwerenda pokazuje tylko rekordy które w polu Imię zawierają słowo „Stanisław”.

Sortowanie danych w kwerendach

Podczas modyfikacji danych w widoku projektu istnieje możliwość sortowania danych wg. konkretnego pola. Należy wybrać na linii Sortuj sposób sortowania (rosnąco, malejąco).

Ostatnim elementem jaki mam to linijka Pokaż zwierające pole wyboru q. Pole to możne być odznaczone wtedy przykładowo uwzględniane są w wynikach kryteria z tego pola ale samo pole nie jest pokazywane jako wynik kwerendy.

Rodzaje kwerend

Kwerenda może okazać się przydatna podczas przeglądania, dodawania, zmieniania lub usuwania danych w bazie danych.

Za pomocą kwerend można znajdować odpowiedzi na określone pytania dotyczące danych, na które byłoby trudno odpowiedzieć, patrząc bezpośrednio na dane w tabeli. Kwerendy umożliwiają także filtrowanie i podsumowywanie danych oraz wykonywanie na nich obliczeń. Za pomocą kwerend można również zautomatyzować wiele zadań związanych z zarządzaniem danymi i przeglądać zmiany wprowadzone w danych przed ich zatwierdzeniem.

Kwerenda jest żądaniem wyników danych, żądaniem wykonania akcji na danych lub żądaniem zarówno wyników danych, jak i wykonania akcji. Za pomocą kwerendy można uzyskać odpowiedź na proste pytanie, wykonać obliczenia, połączyć dane z różnych tabel lub nawet dodać, zmienić albo usunąć dane tabeli. Kwerendy używane do pobierania danych z tabeli lub wykonywania obliczeń są nazywane kwerendami wybierającymi. Kwerendy dodające, zmieniające lub usuwające dane są nazywane kwerendami funkcjonalnymi.

Za pomocą kwerendy można też dostarczyć dane dla formularza lub raportu. W odpowiednio zaprojektowanej bazie danych informacje, które mają zostać przedstawione w formularzu lub raporcie, często znajdują się w kilku różnych tabelach. Kwerenda umożliwia zebranie potrzebnych danych przed zaprojektowaniem formularza lub raportu.

Otwieranie istniejącej kwerendy

Użytkownicy niezaznajomieni z okienkiem nawigacji mogą nie wiedzieć, jak otworzyć już istniejącą kwerendę. Okienko nawigacji to funkcja, która zastąpiła okno bazy danych z wersji programu Access starszych niż wersja 2007. Okienko nawigacji znajduje się po lewej stronie ekranu.

Aby otworzyć dowolny obiekt bazy danych, w tym kwerendę, można dwukrotnie kliknąć ten obiekt w okienku nawigacji.

Aby pobrać dane z jednej lub kilku tabel i dodać je do innej tabeli, możesz użyć kwerendy dołączającej. Nie można utworzyć kwerendy sieci Web, która jest kwerendą dołączającą.

Aby zmienić dane w tabelach i wprowadzić kryteria określające, które wiersze powinny zostać zaktualizowane, można użyć kwerendy aktualizującej. Kwerenda aktualizująca daje możliwość przejrzenia zaktualizowanych danych przed wykonaniem aktualizacji. Kwerendy funkcjonalnej nie można cofnąć. Należy rozważyć utworzenie kopii zapasowej wszelkich tabel, które zostaną zaktualizowane za pomocą kwerendy aktualizującej. Nie można utworzyć kwerendy sieci Web, która jest kwerendą aktualizującą.

kwerenda krzyżowa - Kwerenda, która oblicza sumę lub średnią, zlicza elementy lub przeprowadza inny rodzaj sumowania rekordów, a następnie grupuje wyniki według dwóch typów informacji: jednego wzdłuż lewej, a drugiego wzdłuż górnej krawędzi arkusza danych.).

Za pomocą kwerendy usuwającej możesz usuwać dane z tabel i wprowadzać kryteria określające, które wiersze powinny zostać usunięte. Kwerenda usuwająca zapewnia możliwość przejrzenia wierszy, które zostaną usunięte, przed wykonaniem operacji usunięcia.

Formularze

Formularz jest obiektem bazy danych, którego można używać do tworzenia interfejsu użytkownika dla aplikacji bazy danych. Formularz „związany” to formularz, który jest połączony bezpośrednio ze źródłem danych, na przykład tabelą lub kwerendą, i służy do wprowadzania, edytowania i wyświetlania danych z tego źródła danych. Można także utworzyć formularz „niezwiązany”, który nie jest połączony bezpośrednio ze źródłem danych, ale wciąż zawiera przyciski poleceń, etykiety lub inne formanty potrzebne do obsługi aplikacji.

Za pomocą formularzy związanych można sterować dostępem do danych, na przykład określając, które pola lub wiersze danych mają być wyświetlane. Na przykład niektórzy użytkownicy muszą widzieć tylko kilka pól z tabeli o wielu polach. Udostępnienie tym użytkownikom formularza zawierającego tylko te pola ułatwi im korzystanie z bazy danych. Do formularza można również dodawać przyciski poleceń i inne funkcje w celu zautomatyzowania często wykonywanych akcji.

Formularze można porównać do okien, przez które użytkownicy przeglądają bazę danych i uzyskują do niej dostęp. Efektywny formularz przyspiesza korzystanie z bazy danych, ponieważ użytkownicy nie muszą wyszukiwać potrzebnych informacji. Wizualnie atrakcyjny formularz sprawia, że praca z bazą danych jest przyjemniejsza i wydajniejsza, a może przy okazji zapobiegać wprowadzaniu nieprawidłowych danych.

Codziennie załatwiając zwłaszcza sprawy urzędowe ludzie spotykają się mnóstwo drukowanych formularzy. Jest to formularz o wydanie decyzji administracyjnej, paszportu, dowodu, wydanie karty płatniczej, nadanie listu poleconego. Formularze w programie Access to nic innego jak formatka ekranowa służąca do wprowadzania, edytowania i usuwania danych w tabelach.

Tworzenie formularza za pomocą kreatora

Wybieramy na karcie Tworzenie w grupie Formularze narzędzie Kreator formularzy.

W pierwszej kolejności należy wybrać tabele bądź kwerendy do których będziemy tworzyć formularz. Jeśli jest to kilka tabel należy je wszystkie wybrać.

Kolejny krok to wybranie układu formularza. Do wyboru są następujące opcje: kolumnowy, tabelaryczny, arkusz danych, wyjustowany.  Po wybraniu przechodzimy dalej.

W rezultacie otrzymuje się wygląd formularza wybrany wg wzoru. Oczywiści o ile wygląd formularza nie odpowiada można go zmienić w widoku projektu.

Wprowadzanie danych do formularza

Dane wprowadza się w widoku formularza. Dane w ten sposób wprowadzane nie mylą się z pozostałymi danymi gdyż zawsze dostępny jest tylko jedne rekord.

Chcąc wprowadzić nowy rekord należy nacisnąć przycisk z żółtą gwiazdką.

Przyciski oznaczają: Pierwszy, poprzedni, następny, ostatni.

Modyfikowanie formularza w widoku projektu

Formularz modyfikuje się w widoku projektu. Do wyboru jest wiele narzędzi – formatów jakie można zastosować aby poprawić wygląd formularza.

Formanty wstawia się do odpowiedniej sekcji formularza (nagłówek, szczegóły, stopka).

Raporty

Raporty są wygodną formą prezentacji danych. Użytkownik ma pełną kontrolę nad rozmiarem, wyglądem wszystkich elementów raportu, dzięki czemu może wyświetlać, a następnie drukować dane w żądany sposób. Raporty opierają się na tabelach i kwerendach.

Kreator raportów znajduje się na karcie Tworzenie w grupie Raporty

Pierwszym krokiem jest określenie pól, z których tworzymy raport.

Kolejnym krokiem jest ustalenie grupowania raportu. Grupowanie wpływa na wyświetlanie danych które po wybraniu grupowania przybierają nowy układ. Do przenoszenia pól służą przyciski > oraz <. Poniżej znajdują się natomiast przyciski do zmiany priorytetów ważności.

Kolejny krok to porządek sortowania. Tutaj również można wybrać opcje podsumowywania. Warunkiem jest jednak to aby dane kwalifikowały się do podsumowania.

Dalej jest wybór układu raport

Na koniec program prosi o podanie nazwy tworzonego raportu. Tutaj można również przejść do trybu projektu raportu aby samodzielnie wprowadzić dodatkowe zmiany.

widok wydrukowanego raportu

Dowolne zmiany wprowadzamy w widoku projektu raportu.

Sortowanie danych w raportach

Istnieje możliwość aby dane w raportach były sortowane wg. kryteriów użytkownika. Do tego należy użyć narzędzia Grupuj i sortuj.

Kolejną grupę do sortowania dodaje się w poniższym okienku. Dodając grupę należy określić rodzaj sortowania.

Dodatkowe inne operacje wykonywane w programie Access.

Ustawianie szerokości kolumn

Chcąc ustawić wymaganą szerokość kolumn należy w widoku arkusza danych kliknąć na nagłówku kolumny prawym przyciskiem myszki. Pojawi się opcja Szerokość pola, którą należy wybrać.

Wymaganą szerokość kolumny wpisujemy w okienku dialogowym. 

Zmienianie nazw obiektów i usuwanie

Chcąc zmienić nazwę obiektu należy najechać na dany obiekt w okienku nawigacji. Kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Zmień nazwę. 

Wprowadzamy nową nazwę akceptując zmianę klawiszem Enter. Należy pamiętać że nie ma możliwości zmiany nazwy obiektu który jest obecnie otwarty.

 Eksport danych do Excela

Często dane wpisywane w programie Access trzeba wyeksportować do programu Excel aby tam dalej prowadzić analizę danych. Do tego należy użyć narzędzia Eksportowanie i wybrać program do którego chcemy docelowo zaimportować dane. Dzięki takiej możliwości praca z pakietem MS Office jest bezproblemowa i mając dane w jednym programie bez trudu można je przenieś do innego programu.

Kreator importu prosi o podanie nazwy docelowej do wyeksportowanego pliku oraz lokalizacji nowopowstałego pliku.

Drukowanie

Drukować w programie można tabele, kwerendy, formularze, raporty. Można drukować wszystkie dane lub ich tylko część – przykładowo znaczenie. W formularzach można drukować tylko poszczególne rekordy.

Wprowadzenie do języka SQL dla programu Access

Aby pobrać dane z bazy danych, należy zażądać ich przy użyciu języka SQL (Structured Query Language). SQL to język komputerowy bardzo podobny do angielskiego, ale rozpoznawany przez programy baz danych. Każda wykonywana kwerenda w rzeczywistości używa języka SQL.

Zrozumienie sposobu działania języka SQL umożliwia tworzenie lepszych kwerend oraz poprawianie takich, które nie zwracają oczekiwanych wyników.

Co to jest język SQL?

SQL to język komputerowy przeznaczony do pracy ze zbiorami faktów i relacjami między nimi. W programach relacyjnych baz danych, takich jak Microsoft Office Access, język SQL jest używany do pracy z danymi. W odróżnieniu od wielu innych języków komputerowych, język SQL nie sprawia trudności w czytaniu ani rozumieniu nawet początkującym użytkownikom. Tak jak wiele innych języków komputerowych, SQL stanowi międzynarodowy standard i jest uznawany przez organizacje zajmujące się standardami, takie jak ISO (w języku angielskim) i ANSI (w języku angielskim).

Język SQL nie sprawia trudności w czytaniu ani rozumieniu nawet początkującym użytkownikom.

Język SQL służy do opisywania zbiorów danych umożliwiających uzyskiwanie odpowiedzi na pytania. Używając języka SQL, trzeba pamiętać o poprawności składni. Składnia to zbiór reguł poprawnego łączenia elementów języka. Składnia języka SQL jest oparta na składni języka angielskiego i zawiera wiele takich samych elementów jak składnia języka Visual Basic for Applications (VBA)

Prosta instrukcja SQL pobierająca listę nazwisk kontaktów o imieniu Łukasz może wyglądać następująco:

SELECT Nazwisko FROM Kontakty WHERE Imię = 'Łukasz';

Instrukcje SELECT

Aby opisać zbiór danych przy użyciu języka SQL, należy napisać instrukcję SELECT. Instrukcja SELECT zawiera pełny opis zbioru danych, który ma zostać pobrany z bazy danych. Obejmuje to następujące zagadnienia:

• Które tabele zawierają dane.
• W jaki sposób dane z różnych źródeł są powiązane.
• Które pola lub obliczenia dostarczą danych.
• Jakie kryteria muszą spełnić dane, aby zostały uwzględnione.
• Czy i jak mają być sortowane wyniki.

Klauzule języka SQL

Podobnie jak zdanie, instrukcja SQL zawiera człony: klauzule. Każda klauzula w instrukcji SQL pełni określoną funkcję. W instrukcji SELECT niektóre klauzule są wymagane. W poniższej tabeli wymieniono najpopularniejsze klauzule języka SQL.

Klauzula SQL - Działanie

SELECT Zwraca listę pół zawierających wskazane dane.

FROM Zwraca listę tabel zawierających pola wymienione w instrukcji SELECT.

WHERE Określa kryteria pól, które musi spełnić rekord, aby został uwzględniony w wynikach.

ORDER BY Określa sposób sortowania wyników.

GROUP BY W instrukcji SQL zawierającej funkcje agregujące zwraca listę pól, które nie są podsumowywane w klauzuli SELECT.

HAVING W instrukcji SQL zawierającej funkcje agregujące określa warunki stosowane do pól podsumowywanych w klauzuli SELECT.

Podstawowe klauzule języka SQL: SELECT, FROM i WHERE

Instrukcja SQL ma następującą ogólną formę:

SELECT pole_1 FROM tabela_1 WHERE kryterium_1 ;

Klauzula SELECT

SELECT [Adres e-mail], FirmaTo jest klauzula SELECT. Składa się ona z operatora (SELECT), po którym występują dwa identyfikatory ([Adres e-mail] i Firma).

Jeśli identyfikator zawiera spacje lub znaki specjalne (tak jak „Adres e-mail”), musi zostać ujęty w nawiasy kwadratowe.

W klauzuli SELECT nie trzeba podawać, które tabele zawierają pola, nie można też określać żadnych warunków, które muszą spełniać uwzględniane dane.

W instrukcji SELECT klauzula SELECT zawsze pojawia się przed klauzulą FROM.

Klauzula FROM

FROM KontaktyTo jest klauzula FROM. Składa się ona z operatora (FROM), po którym występuje identyfikator (Kontakty).

Klauzula FROM nie zawiera listy pól, które mają zostać wybrane.

Klauzula WHERE

WHERE City="Szczecin"To jest klauzula WHERE. Składa się ona z operatora (WHERE), po którym występuje wyrażenie (Miasto="Szczecin").

Przy użyciu klauzul SELECT, FROM i WHERE można wykonać wiele akcji realizowanych w języku SQL.